La burocrazia nasce per guidare l’attività di più soggetti secondo un criterio di razionalità; pur restando uno strumento valido all’ interno di una organizzazione complessa come lo studio dentistico, spesso ha delle applicazioni infelici. Tant’è vero che il dizionario della lingua Italiana Sabatini Coletti definisce la burocrazia come pratiche a cui si è costretti, spesso con valore dispregiativo.
Senza dare alcun giudizio di merito, abbiamo preso in esame le attività burocratiche dello studio dentistico per calcolare, cronometro alla mano, quanto tempo ci impegnano in un anno lavorativo.
la burocrazia divora il tempo legato alla produzione
La nostra inchiesta parte da 3 capisaldi:
- Il campione misurato è uno studio professionale di medie dimensioni (tre unità operative) con un titolale due assistenti di cui una lavora anche come segretaria due collaboratori (ortodonzia e chirurgia) e una igienista dentale, una piccola rete di computer con un software gestionale clinico/contabile.
- L’unità di misura della burocrazia introdotta è “minuto di burocrazia”. Definito come il numero di minuti impiegati dall’ assistente, segretaria o dentista per svolgere direttamente o indirettamente una mansione burocratica in un anno .
- le attività borocratiche prese in esame sono tutte quelle legate al rispetto di normative a cui l’impresa studio dentistico soggiace e che, non si capisce per quale ragione, progressivamente si accrescono di anno in anno. Per avere un elenco completo delle mansioni da misurare abbiamo utilizzato il Dental Office Notebook di Remo Duranti edizioni Cocco Book, Ancona 2015. che è completo ed esaustivo al riguardo.
Ecco i risultati :
Attività minuti di burocrazia/anno
Radiografici (due tubi radiogeni e un OPT)
assistenza all’ esperto qualificato e gestione pratiche 120
Impianto elettrico
assistenza ai tecnici per controllo impianto di messa a terra
e interruttori differenziali e gestione pratiche 140
Impianto condizionamento riscaldamento
assistenza ai tecnici per controllo impianto e gestione pratiche 120
Gestione Rifiuti speciali 120
Efficienza estintore
assistenza ai tecnici gestione pratiche 60
Elettromedicali (15 dispositivi)
assistenza ai tecnici e gestione pratiche 240
Test efficienza autoclave 90
Controllo scadenza farmaci e materiali 240
Test efficienza defibrillatore (ogni due mesi ) 90
Attività legate alla clinica
Protesi e ortodonzia
Gestione e archiviazione dichiarazioni del fabbricante 800
Gestione e archiviazione moduli privacy e consenso informato 1200
Attività legate alla legge 81/08
Riunioni periodiche di formazione con tutto il personale
60 minuti per cinque membri dello staff
(con redazione del verbale) 300
Documento di valutazione del rischio
60 minuti per RSPP ed RSL congiuntamente 120
Visite del medico competente
45 minuti per lavoratore 90
Corsi di aggiornamento a cadenza quinquennale
(abbiamo diviso per 5 la durata del corso per calcolare l’impegno annuale)
RSPP 220
lavoratori ed RSL 90
Attività amministrative
Rapporti con il Commercialista /consulente del lavoro 3750
(Gestione fatture attive e passive, invio dati per il 730 precompilato, conteggi e calcolo ritenuta di acconto collaboratori, pagamento F24, comunicazione ore lavorate dei dipendenti, gestione CUD. Abbiamo calcolato 150 minuti al giorno per 250 giornate lavorative all’anno)
Rinnovo polize assicuratative
(RC professionale, furto, incendio, infortuni e malattia, rc auto) 60
Rinnovo canone TV 15
rinnovo bollo auto 15
TOTALE 41630
burocrazia: incide sul costo delle cure
Eseguito il totale scopriamo che il tempo impiegato in un anno per attività burocratiche è di 41630 minuti, ossia 693, 83 ore pari a 86 giorni lavorativi l’ anno.
Per una piccola realtà come quella descritta la segretaria che all’occorenza svolge anche le mansioni di assistente dando manforte alla collega, impiega oltre un terzo delle giornate lavorative dell’ anno a svolgere mansioni legate alla burocrazia.
Davis Cussotto e Teresa Morabito
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